Weet jij welke bewaartermijnen er gelden voor de Belastingdienst?

De Belastingdienst; de meeste ondernemers krijgen al hoofdpijn bij het horen van dat woord. Toch moet elke ondernemer in Nederland een degelijke administratie bijhouden en belastingaangiftes doen. Wat mij verbaasde is de onwetenheid die er onder ondernemers heerst over de bewaartermijnen die de Belastingdienst stelt aan de administratie. Mocht de Belastingdienst jouw administratie komen controleren, terwijl je niet aan deze bewaartermijnen hebt voldaan, dan zal de Belastingdienst waarschijnlijk jouw winst gaan corrigeren. Dit betekent concreet dat op het moment dat jij een bonnetje of factuur hebt weggegooid binnen de bewaartermijn, jij niet kunt aantonen waarvoor een bepaalde uitgave gedaan is en deze uitgave niet ten laste van jouw winst mag worden gerekend. Ook bestaat er een kans dat je een boete van de Belastingdienst krijgt en zelfs strafrechtelijke vervolging is niet uitgesloten….alle reden dus om aan de bewaartermijnen te voldoen.

Hoe lang moet ik mijn gegevens en administratie bewaren voor de belastingdienst?

Alle gegevens van je administratie moeten minimaal 7 jaar bewaard worden. Dit betekent dat je bonnetjes en facturen minimaal tot zeven jaar na datum moet bewaren. Het is belangrijk dat je jouw facturen en bonnetjes bewaard op de manier hoe ze binnengekomen zijn. Komt een factuur binnen per e-mail, dan moet je deze e-mail bewaren. Koop je een product voor je onderneming bij de winkel en krijg je hiervoor een bonnetje, dan moet je dat bonnetje bewaren. Ik adviseer om papieren bonnetjes en facturen als back-up digitaal te maken. Mocht je het papieren bonnetje of factuur dan kwijtraken dan zal de Belastingdienst hier waarschijnlijk niet heel moeilijk om doen. Toch mag je papieren bonnetjes en facturen niet weggooien. Het is niet toegestaan om digitale bonnetjes en facturen uit te printen en op papier te bewaren.

Daarnaast adviseer ik om van je administratie altijd een back-up te maken op een externe harde schijf of liever nog in een cloud. Op het moment dat je computer crashed of er brand uitbreekt, dan weet je zeker dat je administratie nog hebt bewaard.

Bewaartermijn onroerende zaken

Voor alle administratie die te maken heeft met onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Hierbij gaat het dan bijvoorbeeld om jouw bedrijfspand.

Het is belangrijk om te weten dat een boekhouder, accountant of belastingadviseur niet voor jou aan deze bewaartermijnen kan voldoen, omdat facturen en bonnetjes bewaard moeten worden op de manier hoe ze binnengekomen zijn. Een e-mail die op jouw e-mailaccount binnenkomt kan een boekhouder, accountant of belastingadviseur dan ook niet bewaren volgens de regels van de Belastingdienst. Hij kan jouw hier echter wel bij helpen en adviseren, dat is ook zijn taak.

Vraag je je af of jouw administratie wel aan de vereisten van de Belastingdienst voldoet? Neem contact met mij op als je hier hulp bij nodig hebt.