Een potentiële klant gaat pas met u in zee als u een aantrekkelijke offerte verstrekt. In de ideale offerte beschrijft u zo nauwkeurig mogelijk welke diensten u levert, tegen welk tarief en tegen welke voorwaarden. Uw offerte is het visitekaartje van uw onderneming. Hoe nauwkeuriger u uw offerte op uw potentiële klant kunt afstemmen, des te groter de kans dat u hem over de streep trekt. Waar moet u allemaal op letten?
1. Wat verwacht de klant in een offerte?
Voordat u besluit om een offerte te maken is het goed om aan uw potentiële opdrachtgever te vragen of hij daar wel behoefte aan heeft. Misschien volstaat een prijsindicatie wel. Dit scheelt u een heleboel tijd, die u in andere zaken kunt steken. Sommige partijen weten al met welke partij zij in zee gaan en vragen alleen maar een offerte op voor de vorm. Door kritische vragen te stellen aan d opdrachtgever, weet u al gauw of de klant serieus is. Vraag ook naar de planning. Moet een klus binnen korte termijn zijn geklaard maar heeft u al andere werkzaamheden gepland die moeten worden afgerond, dan heeft het maken van een offerte weinig zin. Ook als het budget van de opdrachtgever ontoereikend is, kunt u ervoor kiezen om de opdracht aan u voorbij te laten gaan. Vraag daar dus expliciet naar.
Kredietwaardigheid checken voorafgaand aan offerte
Gaat u een offerte maken, breng dan de wensen van uw opdrachtgever zo exact mogelijk in kaart. Het is aan te raden om van tevoren via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel de kredietwaardigheid van uw opdrachtgever te checken. Van een besloten vennootschap (bv) kunt u de financiële gegevens controleren. Van een eenmanszaak, vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv) of maatschap kunt u de tekenbevoegdheid controleren. Kredietverstrekkers kunnen eventueel de financiële betrouwbaarheid van de opdrachtgever inzichtelijk maken.
Werkzaamheden in de offerte
In een offerte omschrijft u nauwkeurig welke werkzaamheden u voor uw opdrachtgever gaat verrichten of welke producten u van plan bent te leveren. U moet ook de voorwaarden vermelden, zoals de planning en uw uurtarief. Voor een groot deel kunt u een offerte naar eigen inzicht opstellen. U bent wel wettelijk verplicht om de volgende elementen erin te verwerken:
- uw bedrijfsgevens;
- de gegevens van uw klant;
- de datum van uw offerte;
- het offertenummer;
- de te verrichten werkzaamheden;
- de prijs;
- de geldigheidsduur van de offerte;
- het recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag;
- een verwijzing naar de algemene voorwaarden.
U kunt er ook nog voor kiezen om het inkoopnummer, een contactpersoon en een verzoek om opdrachtbevestiging te verwerken in uw offerte. Gebruik briefpapier waarop uw adres, contact- en bankgegevens zijn vermeld.
Voorwaarden in de offerte
U bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar dit is wel aan te raden. In uw algemene voorwaarden behandelt u de rechten en plichten van uw klant en uw eigen onderneming, zoals afspraken over de betalingstermijn. Verkoopt u een product aan consumenten, dan mag u een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag vragen. Bent u dit van plan, dan moet u dit ook in uw algemene voorwaarden opnemen. Levert u diensten, dan kunnen aanbetalingen niet worden verplicht. Voor transacties tussen ondernemingen onderling geldt geen maximum van 50%.
Informatieplicht betreffende uw offerte
Bij het verstrekken van algemene voorwaarden heeft u een informatieplicht: uw oprachtgever moet de tijd krijgen om er kennis van te nemen. Daarnaast moet de klant uw voorwaarden expliciet of stilzwijgend accepteren. Zaken die u ook kunt overwegen om op te nemen, zijn eventuele incassokosten, de garantie en de levertijd. Het is aan te raden om uw offerte per mail te versturen in pdf-formaat. Zo voorkomt u dat de wederpartij zelf wijzigingen kan aanbrengen. Zodra de opdrachtgever de offerte accepteert en ondertekent, is er juridisch sprake van een bindend contract.
Wil jij nou weten hoe Leurs Advies jouw onderneming aan de hand neemt?
Ik doe graag voor jouw de boekhouding en voorzie jouw van advies. Ik zorg ervoor dat deze up-to-date is en belastingtechnisch correct is. Daarnaast controleer ik of je gebruik maakt van alle belastingvoordelen zoals het meerekenen van aftrekposten zodat je niet meer belasting dan nodig betaalt. Ik werk ook digitaal, dus het is niet nodig om langs te komen of documenten op te sturen per post. Hierdoor bespaar je veel tijd. Mocht dit echter juist wel jouw voorkeur genieten, dan ben je natuurlijk van harte welkom of we maken een afspraak voor een bezoek aan huis.
Wil je meer tips voor het uitbesteden van boekhouding en belastingaangiftes? Lees dan vooral mijn blogs om op de hoogte te blijven van fiscale tips en leuke nieuwtjes. Mocht je nog vragen hebben over het aanbod van pakketten die ik aanbied, neem dan contact met mij op. Leurs Advies is een fiscaal kantoor voor boekhouding en belasting en ik help jouw hier dan ook graag bij.
