In dit blog licht ik de onderdelen drie en vier toe van een boekjaar betreffende de administratie voor jou als ondernemer. Digitaal of fysiek. In de vorige twee onderdelen werden de bank administratie en de kas administratie toegelicht. We bekijken nu de administratie van inkoopfacturen en verkoopfacturen.
Ook zul je zien dat je gebruik kunt maken van handige tips en tools waardoor het voeren van een administratie leuk wordt! Vervolgens, wanneer je dit onder de knie hebt, kun je de (financiële) gegevens gebruiken om je winst te optimaliseren.
Map drie: Inkoopfacturen
De meeste facturen worden tegenwoordig digitaal verzonden. Maar soms ontvang je er ook nog wel eens een met de post. Het kost veel tijd als je facturen die je ontvangt iedere keer anders behandelt, als je een factuur de ene keer direct betaalt, de andere keer eerst print en de volgende keer in een apart mapje archiveert. Je bent dan voortdurend aan het nadenken of een factuur al betaald is en of hij al in je boekhouding zit. Je doet er daarom goed aan om een vast proces vast te stellen waar je je aan houdt.
Een proces dat goed werkt is de volgende: een factuur die je via de mail ontvangt sleep je direct naar het mapje ‘nog te betalen facturen’ én mail je door naar je boekhouding. Een factuur die je fysiek ontvangt scan je in en mail je naar jezelf waarna hij hetzelfde proces doorloopt. Twee keer per maand op een vaste dag betaal je de facturen uit het mapje ‘nog te betalen facturen’. Je kunt de mail met de factuur daarna weggooien. Ik ga er daarbij vanuit dat je boekhoudprogramma de factuur gedurende zeven jaar opslaat.
Map vier: Verkoopfacturen
Idealiter verstuur je de verkoopfacturen direct uit je boekhoudpakket. De factuur wordt boekhoudkundig direct verwerkt. Door deze koppeling ontstaan er veel minder fouten en het scheelt ook veel tijd. Verstuur je facturen vanuit een ander programma dan je boekhouding, dan doe je er goed aan te zorgen dat daar een koppeling tussen komt zodat de facturen zonder al teveel moeite ook boekhoudkundig goed verwerkt worden. Is je boekhouding gekoppeld met de bank, dan worden eenmaal door de klant betaalde facturen automatisch op betaald gezet. Je kunt daardoor ook heel makkelijk herinneringen sturen vanuit het boekhoudpakket aan klanten die te laat zijn met de betaling van je factuur.
Open de vijf basisrekeningen bij je huidige of nieuwe bank als gewone betaalrekeningen (dus geen spaarrekeningen):
1. Ontvangsten
2. Winst
3. Salaris eigenaren
4. Belastingen
5. Kosten
Alle inkomsten van verkoopfacturen worden gestort op de eerste rekening ‘Ontvangsten’ door de klant. Vervolgens hevel je het btw-bedrag van de factuur direct door naar betaalrekening 4 ‘Belastingen’. Zo staat je btw direct apart.
Voor de rest van de verdeling zullen we vooraf percentages vaststellen waardoor je precies weet hoeveel je van de factuurbetaling op welke rekening moet storten. Zo heb je altijd genoeg geld voor je salaris, belastingen, kosten maar ook voor jouw winst!
In mijn volgende blog zal ik een toelichting geven op onderdeel vijf en zes respectievelijk, contracten en urenadministratie.
Wil jij nou weten hoe Leurs Advies jouw onderneming aan de hand neemt?
Ik doe graag voor jouw de boekhouding en voorzie jouw van advies. Ik zorg ervoor dat deze up-to-date is en belastingtechnisch correct is. Daarnaast controleer ik of je gebruik maakt van alle belastingvoordelen zoals het meerekenen van aftrekposten zodat je niet meer belasting dan nodig betaalt. Ik werk ook digitaal, dus het is niet nodig om langs te komen of documenten op te sturen per post. Hierdoor bespaar je veel tijd. Mocht dit echter juist wel jouw voorkeur genieten, dan ben je natuurlijk van harte welkom of we maken een afspraak voor een bezoek aan huis.
Wil je meer tips voor het uitbesteden van boekhouding en belastingaangiftes? Lees dan vooral mijn blogs om op de hoogte te blijven van fiscale tips en leuke nieuwtjes. Mocht je nog vragen hebben over het aanbod van pakketten die ik aanbied, neem dan contact met mij op. Leurs Advies is een fiscaal kantoor voor boekhouding en belasting en ik help jouw hier dan ook graag bij.
