De administratie betreft alle gegevens van je onderneming die je op papier en digitaal vastlegt. De administratie beslaat daarmee een breder gebied dan de boekhouding. De boekhouding heeft namelijk alleen betrekking op de financiële feiten. Het bijhouden van de administratie is een wettelijke én een fiscale verplichting voor iedere ondernemer. Je bent verplicht om de administratie zeven jaar te bewaren.
De tweede reden waarom je een administratie bijhoudt, is omdat een administratie je essentiële en zinvolle informatie geeft over je onderneming. Een goede administratie geeft inzicht in schulden, vorderingen, marges, liquide middelen, de ontwikkeling van de omzet, winst, enzovoort.
De administratie vormt de basis voor het nemen van beslissingen
Een administratie bestaat in ieder geval uit de boekhouding. In de boekhouding worden alle financiële feiten vastgelegd. Zaken als kosten, omzet, schulden en bezittingen zijn financiële feiten. Bijvoorbeeld: wanneer een ondernemer iets aanschaft op rekening, ontstaan er drie financiële feiten. Hij heeft kosten gemaakt, hij heeft een schuld aan de leverancier en hij kan de btw terugvorderen. Door alle in -en verkoopfacturen, bankafschriften, kasstukken en voorraadveranderingen vast te leggen in de boekhouding, is er voortdurend inzicht in de financiële situatie. De boekhouding vormt de basis voor de winst- en verliesrekening en de balans.
Naast de boekhouding vallen alle gegevens die je digitaal en op papier vastlegt onder de administratie. Denk bijvoorbeeld aan:
Contracten;
Agenda’s en afsprakenoverzichten;
Bankafschriften;
Kassabonnen;
Kasse-administratie;
Kopieën van de verstuurde verkoopfacturen;
Inkoopfacturen;
Kilometerverantwoording;
Urenregistratie of projectadministratie;
Software en databestanden.
Het lijkt misschien overdreven om alles, tot je agenda aan toe, te bewaren. Mijn advies: accepteer het gewoon. Het is de wet en je dient je eraan te houden. Hou je je er niet aan, dan kun je problemen krijgen met de Belastingdienst. Bij een controle zal de inspecteur verbanden gaan leggen. Declareer jij je treinkaartje naar Groningen, dan zal hij in je agenda kijken wat jij in Groningen te doen had. Voer jij afschrijvingskosten van een beamer op, dan wil hij de beamer zien en wellicht zelfs de presentaties die je ermee geeft.
Het ordenen van je administratie
Met alleen bewaren ben je er niet. Of je je boekhouding nu zelf voert of uitbesteedt, je zult je administratie moeten ordenen. Een belastinginspecteur neemt geen genoegen met zeven schoenendozen met alle stukken die betrekking hebben op de laatste zeven jaar van jouw onderneming. Een formele instructie voor de ordening van je administratie is er niet. Je kunt het volgende als richtlijn aanhouden. Maak per boekjaar één folder aan (of meerder folders voor een grote administratie). In deze folder heb je een aparte map voor de volgende onderdelen : bank, kas, inkoopfacturen, verkoopfacturen, contracten met klanten en contracten met leveranciers. De meeste ondernemers zullen hun administratie volledig digitaal bewaren. Uiteraard kun je ook fysieke mappen aanmaken, maar dat kost over het algemeen meer tijd en ruimte, het is minder veilig en minder makkelijk te doorzoeken. Het is niet verplicht om ieder document in de originele vorm (hardcopy) te bewaren.
In mijn volgende blog zal ik een toelichting geven op ieder onderdeel.
Wil jij nou weten hoe Leurs Advies jouw onderneming aan de hand neemt?
Ik doe graag voor jouw de boekhouding en voorzie jouw van advies. Ik zorg ervoor dat deze up-to-date is en belastingtechnisch correct is. Daarnaast controleer ik of je gebruik maakt van alle belastingvoordelen zoals het meerekenen van aftrekposten zodat je niet meer belasting dan nodig betaalt. Ik werk ook digitaal, dus het is niet nodig om langs te komen of documenten op te sturen per post. Hierdoor bespaar je veel tijd. Mocht dit echter juist wel jouw voorkeur genieten, dan ben je natuurlijk van harte welkom of we maken een afspraak voor een bezoek aan huis.
Wil je meer tips voor het uitbesteden van boekhouding en belastingaangiftes? Lees dan vooral mijn blogs om op de hoogte te blijven van fiscale tips en leuke nieuwtjes. Mocht je nog vragen hebben over het aanbod van pakketten die ik aanbied, neem dan contact met mij op. Leurs Advies is een fiscaal kantoor voor boekhouding en belasting en ik help jouw hier dan ook graag bij.
