In mijn vorige blog vertelde ik al dat je met alléén bewaren er nog niet bent! Een belastinginspecteur neemt namelijk geen genoegen met zeven schoenendozen met alle stukken die betrekking hebben op de laatste zeven jaar van jouw onderneming. Maar een formele instructie bestaat er niet…
Toch ga ik jou hieronder een leidraad geven zoals ik de administratie van mijn klanten inricht. Uiteraard kun je ook fysieke mappen maken maar de meeste ondernemers zullen hun administratie digitaal bewaren. Hieronder zal ik de verschillende mappen van een boekjaar toelichten.
Map één: Bank
Een aparte zakelijke rekening is een belangrijk onderdeel van een overzichtelijk administratie. In theorie kun je je privérekening ook zakelijk gebruiken, al staan niet alle banken dat toe. Er is namelijk geen formele plicht om een aparte zakelijke rekening te hebben. Maar er is wél een formele plicht om een deugdelijke administratie te voeren; en als je je privéfinanciën en zakelijke financiën op één hoop gooit, wordt het lastig om aan deze verplichting te voldoen. Een zakelijke rekening is niet gratis. Over het algemeen betaal je kosten per maand en per transactie. In deze blog ga ik ervan uit dat je gebruikmaakt van een aparte zakelijke rekening. Wanneer je de bankafschriften alleen digitaal ontvangt, doe je er goed aan om deze regelmatig te printen of te downloaden. Bij de meeste banken kun je alleen bankafschriften downloaden tot negen maanden tot enkele jaren terug. Uiteraard zijn de afschriften daarna (tegen betaling) nog op te vragen, maar je maakt het jezelf een stuk gemakkelijker en goedkoper als je ze hebt opgeslagen.
Zorg er verder voor dat je van iedere uitgave of ontvangst een bonnetje of factuur hebt. Je bonnetjes en facturen zijn je bewijsmateriaal. Een afboeking van je bankrekening lijkt wellicht een bewijs, maar dat is het niet. Als je btw-plichtig bent, moet ook het btw-bedrag op de bon staan, anders mag je de btw niet aftrekken.
Map twee: Kas
Als de financiële geldstromen (gedeeltelijk) contant plaatsvinden, moet je ook een apart kasboek bijhouden. Het kasboek kan betrekking hebben op de geldstromen van een kassa, een zakelijke portemonnee of een chipknip. In het kasboek (spreadsheet of schrift) noteer je per maand de beginstand en vervolgens op chronologische volgorde alle inkomsten en uitgaven. Btw-bedragen splits je direct uit. Voor iedere kastransactie moet je een bewijsstuk hebben. Je hebt dus zowel voor je uitgaven als voor je inkomsten een bonnetje nodig. Als je btw-plichtig bent moet op de bon het btw-bedrag staan, anders mag je de btw niet aftrekken. Nummer de bonnetjes en noteer in het kasboek het nummer van het bijbehorende bonnetje. Aan het einde van de maand bereken je het eindsaldo van de kas. Dit saldo moet corresponderen met het geld dat daadwerkelijk in de kassa of portemonnee zit. Sluit dit niet aan, dan ben je ergens een bonnetje vergeten te noteren. Een incidenteel (klein) verschil mag je noteren als kasverschil. Hiermee sluit het eindsaldo weer aan. Komen verschillen vaak voor, of betreft het grote bedragen, dan moet je zorgvuldiger omgaan met de administratie van je kas.
In mijn volgende blog zal ik een toelichting geven op onderdeel drie en vier respectievelijk, inkoopfacturen en verkoopfacturen.
Wil jij nou weten hoe Leurs Advies jouw onderneming aan de hand neemt?
Ik doe graag voor jouw de boekhouding en voorzie jouw van advies. Ik zorg ervoor dat deze up-to-date is en belastingtechnisch correct is. Daarnaast controleer ik of je gebruik maakt van alle belastingvoordelen zoals het meerekenen van aftrekposten zodat je niet meer belasting dan nodig betaalt. Ik werk ook digitaal, dus het is niet nodig om langs te komen of documenten op te sturen per post. Hierdoor bespaar je veel tijd. Mocht dit echter juist wel jouw voorkeur genieten, dan ben je natuurlijk van harte welkom of we maken een afspraak voor een bezoek aan huis.
Wil je meer tips voor het uitbesteden van boekhouding en belastingaangiftes? Lees dan vooral mijn blogs om op de hoogte te blijven van fiscale tips en leuke nieuwtjes. Mocht je nog vragen hebben over het aanbod van pakketten die ik aanbied, neem dan contact met mij op. Leurs Advies is een fiscaal kantoor voor boekhouding en belasting en ik help jouw hier dan ook graag bij.
