Waarom je je uren moet bijhouden? Het Hof geeft daarvoor een aantal handreikingen die ik hieronder zal toelichten.
Als ZZP’er wil je in aanmerking komen voor een aantal ondernemersaftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. En daarbij moet je kunnen aantonen dat je minimaal 1225 uren aan je onderneming hebt gewerkt. Maar welke uren tellen mee? En hoe moet de ondernemer dit bewijzen? In de praktijk komt het voor dat ondernemers het voldoen aan het urencriterium niet aannemelijk kunnen maken.
Urenregistratie
Bijna iedere ondernemer heeft het er wel eens over: het bijhouden van de uren. Hoeveel werk is het? En hoe hou jij ze bij? En welke uren tellen allemaal mee? Daar wil ik in deze blog wat meer aandacht aan besteden. Als boekhouder ben ik het gewend om mijn uren bij te houden. Je houdt daarbij ieder uur bij hoeveel je werkt en daarin geef je heel specifiek aan voor welke klant je werkt, wat je doet en wanneer je deze werkzaamheden hebt uitgevoerd. Als je dit niet gewend bent dan kan dat voor moeilijkheden zorgen en daarbij gemiste kansen opleveren in je belastingaangifte. De uren die je werkt voor je eigen onderneming op peil te houden schrijf je natuurlijk ook op.
Waarom wil je je uren bijhouden?
De eerste reden is het bijhouden van en het voldoen aan het urencriterium. Als ondernemer en ZZP’er wil je in aanmerking komen voor een aantal aftrekposten en daarbij moet je voldoen aan het urencriterium. Dit criterium is vastgesteld op 1225 uren per jaar. Je moet kunnen overleggen aan de belastingdienst dat je minimaal 1225 uren aan je onderneming hebt gewerkt. Daar zijn een heleboel richtlijnen voor en ook meerdere uitzonderingen. Het Hof heeft in een aantal zaken daarvoor duidelijkheid geschept. Doe daar je voordeel mee! Ik licht ze hieronder toe.
Ten tweede, wil je deze bijhouden voor periodieke analyses te maken. Je doet het natuurlijk niet alleen voor de belastingdienst maar ook voor jezelf. In deze analyses zorg je ervoor dat je weet waar je staat met je onderneming. Welke uren je hebt gemaakt. Of ze direct of indirect zijn. En wat je uren doen ten opzichte van je omzet. Dus hoeveel uren heb je gewerkt en hoeveel omzet staat daar tegenover. Ben je wel efficiënt bezig?
Berekenen en evalueren van je uurtarief
Ten slotte is het heel erg belangrijk om je uren bij te houden om je uurtarief te kunnen berekenen en te evalueren. Voor je uurtarief heb je namelijk je directe uren nodig alsook je indirecte uren die je per week of maand werkt. En dat kan je alleen op het moment dat je ze ook daadwerkelijk bijhoudt. Dus dat is nog een goede reden om ze bij te houden.
Wat houd ik bij ten aanzien van mijn uren?
Allereerst gaat het over de datum. Dus op welke dag heb ik gewerkt? Hoeveel uur heb ik gewerkt? In het begin is dit altijd even zoeken. Maar een mooi gemiddelde is om dit te doen per half uur of uur. Dit is altijd persoonsafhankelijk en vooral afhankelijk van het vakgebied. Soms is het voor mij makkelijker per half uur en soms per uur. Vervolgens zet je erbij of het voor een klant is of voor indirect werk voor je klant. Dat kan zijn je producten evalueren, je website updaten, tot aan inkopen doen van klappers. En daarbij maak je dus een verschil tussen je directe uren en je indirecte uren.
Directe uren versus Indirecte uren
Directe uren zijn uren die je maakt voor klanten en die je rechtstreeks factureert aan klanten. Deze zorgen rechtstreeks voor de omzet. Indirecte uren doen dat dan weer niet. Dit zijn uren die je maakt en nodig hebt voor je onderneming maar die je niet rechtstreeks kunt factureren aan klanten. Dus denk aan reistijd, acquisitie-uren, marketing-uren, tijd die je besteedt aan je website, tijd die je besteedt aan je administratie,… Dat soort uren heb je nodig om je bedrijf te kunnen runnen maar die zorgen niet rechtstreeks voor omzet.
Project-uren
Tenslotte kun je ook vaak uren vermelden welke betrekking hebben op een specifiek project. Om op die manier te kunnen zien wat je per project verdiend hebt. Hoeveel uren je daadwerkelijk hebt gemaakt. En hoeveel omzet daartegenover staat. Ook of je voorcalculatie aan de voorkant realistisch was. Of dat je misschien iets moet doen aan je prijzen. Óf zelfs sneller moet werken.
Welke uren tellen mee?
Vaak zijn dat er véél meer dan je op het eerste ogenblik zou denken. Want natuurlijk hebben we het over de uren die je direct voor de klant werkt. Dat zijn uren die ondernemers meestal wel in het vizier hebben. Maar heb je ook alle indirecte uren meegenomen? Denk dan bijvoorbeeld aan cursussen of scholing die je volgt. Heb je een netwerk-event? Heb je een lunchafspraak met een klant? Besteed je tijd aan de marketing of aan het bijhouden van je website? Of besteed je tijd aan je administratie? Heb je een afspraak met je boekhouder? Dat zijn allemaal uren die je mee kan nemen en die uren tellen gewoon mee voor het urencriterium.
Het Hof heeft een aantal handvaten gegeven voor de ondernemer in recente jurisprudentie:
Bijna altijd beslist de rechter in het nadeel van de ondernemer als het aankomt op de vraag of hij het urencriterium goed heeft onderbouwd. De meeste zaken bij het Hof resulteren in een conclusie waarbij de fiscus aan het langste eind trekt. De hoofdreden hiervoor is dat de Belastingdienst vaak beknopte urenspecificaties ontvangt die achteraf zijn gemaakt. Omdat deze te algemeen van aard zijn en niet onderbouwd met onderliggende bewijsstukken, kan de Belastingdienst deze urenspecificaties niet controleren. In deze gevallen verleent de Belastingdienst dan ook geen zelfstandigenaftrek en krijgt de Belastingdienst, als het aankomt op een procedure, bijna altijd steun van de rechter.
Hoge Raad, 30 maart 2007: Ondernemer mag alle uren die hij feitelijk verricht aan werkzaamheden met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming meetellen.
Hof ’s Hertogenbosch, 3 februari 1998: De tijd dat de ondernemer beschikbaar is voor de onderneming kan niet gelden als aan de onderneming bestede tijd.
Hof Arnhem-Leeuwarden, 21 juni 2016: Uren die de ondernemer besteedt aan het verkrijgen of op peil houden van vakkennis die nodig is om de onderneming op het bestaande niveau te houden mogen worden meegeteld. Echter, uren voor opleiding die niet relevant zijn voor de onderneming of de uren voor het verkrijgen van nieuwe vakkennis mogen niet worden meegeteld.
Hof ’s Hertogenbosch, 19 december 2008: Als starter mag je de uren die besteed zijn aan de onderneming voordat je je inschrijving bij de Kamer Van Koophandel hebt gedaan ook meetellen voor het urencriterium in dat jaar.
Een aantal tips:
- 1. Houd je uren zoveel mogelijk dagelijks bij:
- Want op het moment dat je er te lang mee wacht dan… vergeet je het vaak! Als je het iedere dag even heel snel doet dan heb je het gedaan en heb je een overzicht. En hoef je je er niet meer druk over te maken. Iedere dag is het een paar minuten werk maar op het moment dat je het op laat lopen dan ben je er vaak veel langere tijd aan kwijt. Dus zorg ervoor dat je dat iedere dag even doet!
- 2. Gebruik urenregistratie apps en tools:
- Inmiddels zijn er hele handige uren apps die je kunt gebruiken. Je hebt bijvoorbeeld Toggle of Timesheet waarbij je toch al eenvoudig per klant of per project je uren in kunt bijhouden. Ze zijn heel erg gebruiksvriendelijk, je kunt meteen online en het werkt hartstikke goed. Vaak zijn er ook urensheets die gekoppeld zijn aan je boekhoudpakket. Dat doe ik zelf bijvoorbeeld met het boekhoudpakket van mijn onderneming en bied ik ook aan. Hierin is je urenregistratie rechtstreeks gekoppeld aan mijn facturatie. Dus ik kan de uren die ik maak specifiek rechtstreeks aan mijn klanten factureren. Dat werkt voor mij ontzettend makkelijk. Maar kijk vooral zelf wat jouw het makkelijkste lijkt en wat voor jou het beste past bij jouw onderneming.
Natuurlijk ben ik altijd benieuwd naar jouw manier van uren bijhouden en welke tips die je hebt ten aanzien van jouw urencriterium. En die ervoor zorgen dat je het overzichtelijk en iedere dag kan doen. Laat mij dat dan ook zeker even weten hieronder! Mocht je twijfelen over jouw aftrekpost met betrekking tot het Urencriterium dan sta ik jou graag bij voor advies.